Excel не володіє можливостями управління даними програм реляційних баз даних, таких як SQL Server і Microsoft Access. Однак він може служити простою базою даних, яка відповідає вимогам управління даними.
У Excel дані організовані з використанням рядків і стовпчиків на аркуші. Функція таблиці дозволяє легко вводити, редагувати та маніпулювати даними.
Ці інструкції належать до версій Excel 2019, 2016, 2013, 2010 і Excel для Office 365.
Терміни бази даних: записи і поля
База даних - це сукупність зв'язаної інформації, що зберігається в одному або декількох комп'ютерних файлах. Часто дані організовані в таблиці таким чином, що їх можна легко оновлювати, сортувати, виправляти і фільтрувати.
Проста база даних, така як Excel, містить всю інформацію про один предмет в одній таблиці. З іншого боку, реляційні бази даних складаються з безлічі таблиць, кожна з яких містить інформацію про різні, але пов'язані теми.
документація
У термінології бази даних запис містить всю інформацію або дані про один конкретний об'єкт у базі даних. У Excel кожна комірка на робочому аркуші містить один елемент інформації або значення.
поля
Кожен елемент інформації в записі бази даних, такий як номер телефону або номер вулиці, називається полем. У Excel окремі комірки робочого аркуша служать полями, оскільки кожна комірка може містити один фрагмент інформації про об'єкт.
Імена полів
Дуже важливо організувати базу даних, щоб ви могли сортувати або фільтрувати дані для пошуку конкретної інформації. Додавання заголовків стовпчиків, відомих як назви полів, полегшує введення даних у тому самому порядку для кожного запису.
Приклад бази даних
На зображенні вище у кожного учня є окремий рядок у таблиці, який містить всю доступну інформацію про них.
Кожна комірка у рядку - це поле, що містить один фрагмент інформації. Імена полів у рядку заголовка допомагають забезпечити впорядкованість даних, зберігаючи всі дані з певної теми, наприклад за назвою або віком, в одному стовпчику для всіх учнів.
Інструменти керування даними Excel
Крім того, Microsoft має кілька інструментів для обробки даних, які спрощують роботу з великими обсягами даних, що зберігаються в таблицях Excel, і допомагають підтримувати їх у хорошому стані.
Використання форми для записів
Одним з таких інструментів є форма даних. Ви можете використовувати його для пошуку, редагування, введення або видалення записів у таблицях, що містять до 32 полів або стовпчиків.
Типова форма включає список імен полів у тому порядку, в якому вони розташовані в таблиці, щоб користувачі правильно вводили записи. Поряд з кожною назвою поля знаходиться текстове поле для введення або редагування окремих полів даних.
Незважаючи на те, що можна створити власні форми, створювати та використовувати форму за замовчуванням, часто - все необхідне.
Вилучити дублікати даних
Загальна проблема з усіма базами даних - помилки даних. На додаток до простих орфографічних помилок або пропущених полів даних можуть виникнути проблеми з дублюваними записами даних у міру збільшення розміру таблиці даних.
Інший інструмент даних Excel можна використовувати для видалення цих дублюючих записів - точних або часткових дублікатів.
Впорядкування даних у Excel
Сортування означає реорганізацію даних відповідно до певної властивості, наприклад, сортування таблиці в алфавітному порядку за прізвищами або в хронологічному порядку від найстарішої до молодшої.
Параметри сортування Excel включають сортування по одному або декількох полях, власне сортування, наприклад за датою або часом, і сортування по рядках, що дозволяє перевпорядковувати поля в таблиці.
